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La secretaria ejecutiva tiene como de administrar recursos humanos, propuestas financieras que le han sido asignado, de manera eficaz, para apoyar a las diferentes áreas.
VISIÓN
Es de construir una organización administrativa que sustente sus actividades en una cultura de calidad, en la que se administre optima mente los recursos humanos, presupuesta-les y financieros.
Si bien sabemos el perfil de una secretaria ejecutiva es el éxito, por lo que debemos tener en cuenta lo siguiente:
CONFIANZA EN SI MISMA: Proviene de saber que
uno es capaz de triunfar e infundir seguridad a las demás persona. “Nadie puede
dar lo que no se posee”.
LEALTAD: Una
secretaria es de confianza por lo tanto debe ser leal al jefe, a sus compañeros
de trabajo y consigo misma. Además de que la lealtad es la guía de nuestras
relaciones humanas.
INICIATIVA: Son
las ideas prácticas e ingeniosas que le ayudan a la secretaria a salir de la
rutina.
DISCRECIÓN: Cualidad
esencial de la secretaria que ocupa un cargo de confianza, debe ver, oír y
callar.
SEGURIDAD: Es la
base de la eficiencia y de la manera de desempeñarse en el trabajo.
RESPONSABILIDAD: Es realizar el trabajo con eficiencia,
prontitud y cumplir a cabalidad con el asignado.
EFICIENCIA: Es
realizar bien el trabajo, poner todo nuestro esfuerzo y voluntad. Nadie es
indispensable y otra persona podría desempeñar nuestra labor.
PUNTUALIDAD: Viene
a formar parte de la responsabilidad, de llegar con atención y olvidarse de las
excusas.
HONESTIDAD: No
solo significa mentir, engañar o robar, también es la hipocresía, la calumnia y
la envidia, es por esto que la secretaria debe ser honesta consigo misma.
COOPERACIÓN: El
éxito laboral de una secretaria depende de la cooperación, su equipo de
trabajo.
ORDEN: Es un
hábito que nos ayudará a desempeñarnos en forma fácil, eficiente y rápida.
LIMPIEZA: Refleja
una parte de nuestra forma de ser, por lo tanto debemos mantener limpia el área
de trabajo y aseado nuestra aspecto físico.
PULCRITUD: La
secretaria debe demostrar pulcritud en su persona y en la calidad de su
trabajo.
SABER ESCUCHAR: La secretaria no debe ser egoísta, para
demostrar su buena educación debe saber escuchar a las personas que la rodean.
HONRADEZ: No
solo significa no llevarse el material de la empresa, sino también no tomar
demasiados recesos largos. Para que consideren a la secretaria valiosa y
responsable no hagas esto.
SINCERIDAD: La
sinceridad en la secretaria es necesaria para establecer relaciones
interpersonales y vivir en un mundo justo y exento de hipocresía.
TACTO: Es
tener prudencia ante las diversas circunstancias o actitudes.
CORTESÍA: Es la
demostración de afecto y respeto hacia las demás personas.
Debemos usar frases que ayuden a ganarse la confianza y
simpatía.
PERSEVERANCIA: La
secretaria debe estar en constante preparación o capacitación y alcanzar todas
sus metas.
SOCIABLE: La
secretaria debe estar dispuesta a compartir y recibir criterios de las personas.
Además de tratar a la gente con prudencia y respeto.
ELEGANTE: La secretaria debe demostrar su educación, buen vestir, buen gusto y delicadeza en
todo momento.
AMABILIDAD: La
secretaria debe manifestar su cortesía en el instante de comunicarse con las
personas.
CRÍTICA: La
secretaria debe verter criterios constructivos hacia las diferentes áreas de la
empresa o de algún compañero.
ATENTA: La
secretaria debe estar pendiente de la necesidad del jefe y de sus clientes.
PRIORIDAD: La
secretaria debe priorizar las actividades más transcendentales que tiene que
realizar.
CONOCIMIENTOS DE LA SECRETARIA EJECUTIVA
Una secretaria debe tener los siguientes
conocimientos:
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MECANOGRAFÍA:.- El dominio de la mecanografía es básico para toda secretaria,
puesto que en la realización de sus labores diarias tendrá que mecanografiar
diversos documentos con pulcritud, a una velocidad adecuada y sin errores
ni faltas ortográficas.
OFIMÁTICA: El avance vertiginoso de la informática, hace que la computadora
sea la herramienta básica en el trabajo de oficina, por lo tanto toda
secretaria debe saber hacer uso de los programas de procesamiento de textos,
hojas de cálculo, elaboración de presentaciones, diseño, entre
otros.
ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA: Los conocimientos gramaticales
son imprescindibles a nivel de redacción,correctamente escrito con claridad y condición. Así mismo,
debe estar capacitada para redactar distintas clases de documentos
administrativos y comerciales.
CALIGRAFÍA: Una buena caligrafía, es decir una letra
legible en la escritura de palabras y números, evitará confusiones y errores.
ARCHIVO: Es también importante que la secretaria tenga
conocimientos sobre los sistemas de organización de archivos, para que pueda
almacenar la información adecuadamente y así poder localizarla rápidamente.
IDIOMAS EXTRANJEROS: Es imprescindible el conocimiento de
inglés tanto a nivel escrito como hablado, puesto que cada día se incrementan
las relaciones internacionales.
MATEMÁTICA FINANCIERA: El trabajo administrativo
requiere el conocimiento de la matemática financiera, que consiste en el
cálculo de operaciones sencillas como los porcentajes, intereses, tasas,
etc.
CONTABILIDAD: Es importante conocer los elementos básicos
de la contabilidad, para poder interpretar la estructura y transacciones
financieras de un negocio.
