El Perfil de la Secretaria

MISIÓN
La secretaria ejecutiva tiene como de administrar recursos humanos, propuestas financieras que le han sido asignado, de  manera eficaz, para apoyar a las diferentes áreas.

VISIÓN

Es de construir una organización administrativa que sustente sus actividades en una cultura de calidad, en la que se administre optima mente los recursos humanos, presupuesta-les y financieros.

EL PERFIL DE LA SECRETARIA

Si bien sabemos el perfil de una secretaria ejecutiva es el éxito, por lo que debemos tener en cuenta lo siguiente: 

CONFIANZA EN SI MISMA: Proviene de saber que uno es capaz de triunfar e infundir seguridad a las demás persona. “Nadie puede dar lo que no se posee”.

LEALTAD: Una secretaria es de confianza por lo tanto debe ser leal al jefe, a sus compañeros de trabajo y consigo misma. Además de que la lealtad es la guía de nuestras relaciones humanas.

INICIATIVA: Son las ideas prácticas e ingeniosas que le ayudan a la secretaria a salir de la rutina.

DISCRECIÓN: Cualidad esencial de la secretaria que ocupa un cargo de confianza, debe ver, oír y callar.

SEGURIDAD: Es la base de la eficiencia y de la manera de desempeñarse en el trabajo.

RESPONSABILIDAD: Es realizar el trabajo con eficiencia, prontitud y cumplir a cabalidad con el asignado.

EFICIENCIA: Es realizar bien el trabajo, poner todo nuestro esfuerzo y voluntad. Nadie es indispensable y otra persona podría desempeñar nuestra labor.

PUNTUALIDAD: Viene a formar parte de la responsabilidad, de llegar con atención y olvidarse de las excusas.

HONESTIDAD: No solo significa mentir, engañar o robar, también es la hipocresía, la calumnia y la envidia, es por esto que la secretaria debe ser honesta consigo misma.

COOPERACIÓN: El éxito laboral de una secretaria depende de la cooperación, su equipo de trabajo.

ORDEN: Es un hábito que nos ayudará a desempeñarnos en forma fácil, eficiente y rápida.

LIMPIEZA: Refleja una parte de nuestra forma de ser, por lo tanto debemos mantener limpia el área de trabajo y aseado nuestra aspecto físico.

PULCRITUD: La secretaria debe demostrar pulcritud en su persona y en la calidad de su trabajo.

SABER ESCUCHAR: La secretaria no debe ser egoísta, para demostrar su buena educación debe saber escuchar a las personas que la rodean.

HONRADEZ: No solo significa no llevarse el material de la empresa, sino también no tomar demasiados recesos largos. Para que consideren a la secretaria valiosa y responsable no hagas esto.

SINCERIDAD: La sinceridad en la secretaria es necesaria para establecer relaciones interpersonales y vivir en un mundo justo y exento de hipocresía.

TACTO: Es tener prudencia ante las diversas circunstancias o actitudes.

CORTESÍA: Es la demostración de afecto y respeto hacia las demás personas.

Debemos usar frases que ayuden a ganarse la confianza y simpatía.

PERSEVERANCIA: La secretaria debe estar en constante preparación o capacitación y alcanzar todas sus metas.

SOCIABLE: La secretaria debe estar dispuesta a compartir y recibir criterios de las personas. Además de tratar a la gente con prudencia y respeto.

ELEGANTE: La secretaria debe demostrar su educación, buen vestir, buen gusto y delicadeza en todo momento.

AMABILIDAD: La secretaria debe manifestar su cortesía en el instante de comunicarse con las personas.

CRÍTICA: La secretaria debe verter criterios constructivos hacia las diferentes áreas de la empresa o de algún compañero.

ATENTA: La secretaria debe estar pendiente de la necesidad del jefe y de sus clientes.

PRIORIDAD: La secretaria debe priorizar las actividades más transcendentales que tiene que realizar.

CONOCIMIENTOS DE LA SECRETARIA EJECUTIVA

Una secretaria debe tener los siguientes conocimientos:

MECANOGRAFÍA:.- El dominio de la mecanografía es básico para toda secretaria, puesto que en la realización de sus labores diarias tendrá que mecanografiar diversos  documentos con pulcritud, a una velocidad adecuada y sin errores ni faltas ortográficas.   

OFIMÁTICA: El avance vertiginoso de la informática, hace que la computadora sea la herramienta básica en el trabajo de oficina, por lo tanto toda secretaria debe saber hacer uso de los programas de procesamiento de textos, hojas de cálculo, elaboración de presentaciones, diseño, entre otros. 

ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA: Los conocimientos gramaticales son imprescindibles a nivel de redacción,correctamente escrito con claridad y condición.  Así mismo, debe estar capacitada para redactar distintas clases de documentos administrativos y comerciales.   

 CALIGRAFÍA: Una buena caligrafía, es decir una letra legible en la escritura de palabras y números, evitará confusiones y errores.

ARCHIVO: Es también importante que la secretaria tenga conocimientos sobre los sistemas de organización de archivos, para que pueda almacenar la información adecuadamente y así poder localizarla rápidamente.

IDIOMAS EXTRANJEROS: Es imprescindible el conocimiento de inglés tanto a nivel escrito como hablado, puesto que cada día se incrementan las relaciones internacionales.    

MATEMÁTICA FINANCIERA: El trabajo administrativo requiere el conocimiento de la  matemática financiera, que consiste en el cálculo de operaciones sencillas como los porcentajes, intereses, tasas, etc.     

CONTABILIDAD:  Es importante conocer los elementos básicos de la contabilidad, para poder interpretar la estructura y transacciones financieras de un negocio.